O sistema 1Doc trabalha com setores utilizando hierarquia, ou seja os setores "Pais" tem controle sobre seu sub-setores (setores filhos).

O organograma setorial é um gráfico que representa a unidade estrutural de uma organização. Os organogramas mostram como estão dispostos os setores, a hierarquia e relações de comunicação existentes entre estes. 

É de extrema importância uma boa definição do organograma, desde o início, para que o sistema tenha um bom funcionamento. Pode-se dizer que esta é a estrutura base do sistema, uma boa implementação do organograma gera uma maior facilidade no fluxo de informações entre os setores. 

Abaixo tem-se uma amostra parcial de um organograma, formado por setores (pais) e sub-setores (filhos, netos e bisnetos):

O setor Pai toma conta de todos os setores abaixo de sua hierarquia, onde ele pode ter um número ilimitado de subsetores, que por sua vez podem ter outros subsetores (netos, bisnetos, etc). 

Estruturação do organograma na 1Doc 

A estruturação do organograma na plataforma 1Doc é muito importante para evitar complicações, especialmente na departamentalização de servidores/usuários. Afinal, dentro de um único departamento, várias pessoas podem ter funções totalmente diferentes.

Assim, um documento ou requisição totalmente relevante para um, não possui nenhuma relevância para o outro.  

Por exemplo, o departamento de administração pode ter três analistas administrativos com funções totalmente diferentes. O primeiro, pode atuar com registro patrimonial (equipamentos de propriedade da prefeitura), enquanto o segundo lida com facilities (como a contratação de serviços terceirizados de conservação predial) e o terceiro com arquivamento de documentos.  

Não é interessante para nenhum deles ter acesso a todas as requisições e documentos uns dos outros. Afinal, para o analista que atua com o registro patrimonial, as documentações e requisições relacionadas a facilities não possuem qualquer relevância.

E as solicitações direcionadas ao analista de registros patrimoniais também não são de interesse para o analista que atua com arquivamento, e assim por diante.  

Portanto, ao alocar corretamente os servidores por funções dentro dos departamentos, é evitado o acúmulo de informações irrelevantes.

Dessa maneira, a caixa de entrada contém apenas o que é realmente de interesse para cada um, de acordo com as atividades desempenhadas por eles.  

Lembrando que é possível também alocar os servidores em mais de um departamento, caso seja necessário que eles se envolvam em requisições cruzadas.  

Exposição de dados  

Quando pessoas com funções totalmente diferentes estão lotadas no mesmo departamento dentro da 1Doc, os documentos e requisições que deveriam ser da competência de apenas alguns servidores acabam sendo visíveis para todos os demais do mesmo setor.  

Isso acontece porque a 1Doc trabalha com o princípio de que os servidores lotados em um mesmo departamento desempenham funções que se correlacionam.

E, com isso, permite a todos eles a visualização dos documentos relacionados ao departamento para garantir a transparência.  

Contudo, em casos de alocação por departamento que desconsideram as funções de cada servidor, as informações que deveriam ser compartilhadas apenas com os membros relacionados acabam ficando expostas também para pessoas não relacionadas.

O que pode levar a uma exposição de informações confidenciais. Por isso é importante considerar a atuação dos servidores ao atribuí-los aos departamentos.